Löneprocessen steg för steg
Funderar du på att outsourca ditt företags lönehantering? Här får du en inblick i hur löneprocessen ser ut på Accountor. Från uppstart av processen till löpande inrapportering och lönekörning.
På Accountor jobbar i skrivande stund nästan 100 lönekonsulter, som varje månad skickar ut många lönespecifikationer per år. Våra stora volymer gör att vi kan erbjuda effektiva rutiner, säkrad bemanning och kompetens kostnadseffektivt. Såhär går det till när vi hanterar din lön. Kontakta oss gärna så berättar vi hur vi kan hjälpa dig att komma igång.
Uppstart av löneprocessen
Samarbetet börjar med att vi kommer överens om en årsplanering med alla viktiga datum. Planeringen innefattar:
- Inlämningsdag för löneunderlag
- Dag för preliminär lönelista
- Sista svarsdag till Accountor
- Sista dag för bankfil
- Utbetalningsdag
- Rapporteringsdag
De anställda på ditt företag rapporterar löpande sin tid i det försystem som används. Det är vanligtvis ett system som tillhandahålls och underhålls av Accountor. Men det finns också andra upplägg om du redan har ett system du vill behålla när du outsourcar. I de fall Accountors försystem används lägger vi upp de anställda. Och sedan skickars inloggningsuppgifter ut, så att personalen kan rapportera sin tid och sina avvikelser. Det är väldigt enkelt för personalen att göra rätt när de rapporterar. Systemen ser lite olika ut, men generellt gör de anställda val i rullgardinsmenyer och ser bara de valmöjligheter de har rätt till. Exempelvis kan den anställde inte välja övertid om hen inte har rätt till det.
Steg 1 – Förändringar och inrapportering
Om det skett några förändringar sedan föregående månad laddar löneansvarig på ditt företag upp nya underlag via Accountors portal. Det görs med hjälp av färdiga mallar som är lätta att fylla i. Här handlar det om s.k. personhändelser som exempelvis ändringar i anställningsavtal, avslut, ledighetsansökningar osv.
Det som rapporteras löpande kallas lönehändelser och innefattar bland annat friskvård, bonusar, särskilda förmåner, p-böter osv. Dessa data levereras till Accountor och läses in direkt till lönekörningen.
När det gäller reseräkningar finns bra försystem och appar som gör att de anställda kan fota kvitton, och att värdena för utläggen därefter förs över till lönesystemet.
Steg 2 - Attest
När allt är klart i försystemet kontrollerar och attesterar löneansvarig på ditt företag. All information laddas sedan över från försystemet för vidare bearbetning hos Accountor.
I löneprocessens attestsked har ansvarig chef på ditt företag en chans att rimlighetskontrollera inrapporterad data. Men bör t.ex. granska sjukfrånvaro, övertidstimmar, semesterdagar, samt att utlägg och resor stämmer och är lagda på rätt kostnadsställe. Om något inte stämmer återkopplar chefen hos er till den anställde som korrigerar rapporteringen och skickar in eventuella intyg som saknats.
Steg 3 – Kontroll innan lönekörning
Lönekonsulterna på Accountor går igenom samtliga löner för att kontrollera att allt är rätt enligt SALK . (Salk är en branschstandard som Srf konsulterna tagit fram för kvalitetssäkring av lönearbetet för auktoriserade lönekonsulter, men som alla på Accountor följer). Utifrån SALK har vi tagit fram en omfattande lista med kontroller som görs i löneprocessen. Här är några exempel:
- Sökning efter orimliga värden.
- Löneunderlagen är inlämnade av behörig person och inlagda på rätt sätt.
- Ersättningar betalas ut enligt kollektivavtal.
- Tidigare inskickade underlag (exempelvis aktuella ledighetsansökningar) ännu beaktas i lönehanteringen.
- Sökning efter 0-värden och saknade kostnadsställen.
Efter att allt är kontrollerat skickas en preliminär lönelista till din löneansvarige för godkännande. Vid behov av akuta ändringar, t.ex. om det upptäckts att en nyanställd inte blivit inrapporterad kan det läggas till i körningen, så länge den inte blivit godkänd och skickad till bank. En ny lönelista skickas för godkännande efter att tillägget är gjort.
I lönelistan finns all rådata för löneberäkningen per anställd. Den får du av Accountor, vanligtvis som PDF eller Excelfil, beroende på dina önskemål. Du som arbetsgivare är ansvarig för att inskickat material är korrekt. Innan löneansvarig på ditt företag godkänner bör hen göra vissa kontroller, t.ex. att eventuella bonusar finns med, att sjukskrivningar och personer som slutat har rapporterats osv. Det är helt enkelt ditt företags möjlighet att dubbelkolla så att allt stämmer. Att ha en rutin för detta sparar tid.
Steg 4 - Utbetalning
När lönerna är godkända skapas lönefiler som antingen skickas för utbetalning till löneansvarig på ditt företag. Alternativt betalas ut av Accountors konsulter via fullmakt från kund.
Formatet beror på vad ditt företag har för bank och hur ni vill hantera utbetalningarna. Accountor kan leverera en utbetalningslista som ni själv knappar in på banken, eller så skapar Accountor en bankfil och laddar upp den till banken.
I samband med att lönefilerna går till banken, skickas även lönespecifikationer ut till alla anställda. I de flesta fall görs det via försystem eller speciell applikation för just lönespecifikationer.
Steg 5 - Rapporter
I det sista steget skapas alla rapporter: standardrapporter och avtalade specialrapporter samt statistik och pensionsrapportering som levereras enligt överenskommelse med dig. Detta kan bland annat vara bokföringsunderlag, arbetsgivardeklarationer och semesterskuld.
Om det skulle bli något fel i löneprocessen
Om den anställde exempelvis upptäcker på lönespecifikationen att exempelvis övertidstimmar saknas tar vi reda på vad som blivit fel. Ofta är det för att det rapporterats fel eller att tidrapporten inte blivit attesterad i tid. Då beräknar vi hur lönen skulle ha sett ut så att din ekonomiavdelning kan betala ut ett förskott. Övertidstimmarna kommer då med i nästa lönekörning tillsammans med avdraget för förskottet.
Några tips för en effektiv löneoutsourcing
Vårt absolut bästa tips för en effektiv lönehantering är att försöka hålla de deadlines för inlämning av underlag som överenskommits. Det är avgörande för att lönekonsulten ska hinna göra alla kontroller och bibehålla en hög kvalitet. Om materialet hela tiden uppdateras och man kommer närmre och närmre leveransdagen, så minskar möjligheterna till kontroller.
För att få bästa flyt i löneadministrationen rekommenderar vi på Accountor att du som kund sätter upp tydliga interna rutiner för att:
- Lämna in ledighetsansökningar och information om sjukskrivningar
- Lämna in förlängningar av visstidsanställningar och avslut av befintliga anställningar
- Lämna in skattsedel för nyanställda
- Meddela byte av förmånsbil
- Attestera tidrapporter och reseräkningar i tid
Tydliggör vem som ansvarar för att rapportera in de olika händelserna och skapa ett aktivt dokument (t.ex. i Excel) där alla person- och lönehändelser läggs in som en notering. Inför leveransen till Accountor går ansvarig person hos er igenom listan och fyller i de dokument som behöver skickas in. Dokumentet bör också stämmas av när tidrapporterna attesteras. Skapa gärna påminnelser i Outlook för att kontrollera de olika underlagen så att allt är klart på överenskommen dag.
Med väl fungerande rutiner på er sida kommer Accountor kunna leverera mycket jämn och hög kvalitet på löneadministrationen, och ditt företags kostnader kommer bli lägre.
Utöver löneoutsourcing hjälper vi dig gärna att effektivisera lönearbetet på din sida. Välkommen att höra av dig om du vill komma igång med löneoutsourcing, eller effektivisera ditt företags interna lönearbete. Kontakta oss
