2018_09_06
Intressant läsning

Fakturerar du via e-post? Här är 4 skäl att byta till e-faktura

Affärskvinna fakturerar elektroniskt - e-faktura

Fler och fler företag, både privata och offentliga, föredrar elektroniska fakturor (istället för pappers- och PDF-fakturor). En elektronisk faktura är enklare, billigare och ger dig bättre kontroll och översikt. Metoden som används när man skickar elektroniska fakturor kallas EDI - Electronic Data Interchange. Med EDI möjliggörs överföring av strukturerat data enligt ett förbestämt format.

Undrar du hur ditt företag kan komma igång med elektroniska fakturor? Kontakta oss så hjälper vi dig.

Fyra goda skäl till att börja med elektronisk fakturering

  1. Undersökningar har visat att betalningarna sker snabbare och att fler kunder betalar på förfallodagen när fakturan skickas elektroniskt.
  2. Det är inte alltid gratis att skicka en PDF-faktura via e-post, även om kostnaderna inte visar sig direkt. Ofta måste du följa upp fakturan och skicka påminnelser, vilket innebär att det som verkade vara gratis faktiskt inte var det. Vid större fakturavolymer kan kostnaden bli betydande. Elektronisk fakturering är billigare per faktura, både för den som skickar och den som tar emot.
  3. E-post har även ur säkerhetssynpunkt blivit ett mindre fördelaktigt sätt att skicka fakturor på. Mottagarnas spamfilter är tuffare än tidigare, och du kan riskera att fakturan inte når mottagarens inkorg.
  4. Databrott är ett växande problem, och de som ligger bakom dem letar ständigt efter nya sätt att lura dig med falska fakturor. Bluffakturor kan idag vara mycket gjorda på ett mycket professionellt och trovärdigt vis med logotyp, korrekt adress osv. De senaste åren har vi sett många förfalskade fakturor som ser ut att komma från exempelvis Telia, vilket senare visade sig vara virus. Med hjälp av e-faktura, där system kommunicerar med system, eliminerar vi den risken.

PDF-faktura är inte en elektronisk faktura

En PDF-faktura som skickas via e-post är inte en elektronisk faktura, även om den skickas elektroniskt. En elektronisk faktura är utformad speciellt för att förenkla utbytet av information, så datasystem ska förstå dem och hjälpa till att bearbeta dem automatiskt.

En PDF-faktura är utformad för att öppnas elektroniskt, men är inte automtiskt läsbar för ett datasystem. Kunden måste således registrera betalningsuppgifter med mera manuellt, för att få fakturan betald. Alternativt kan man använda sig av en scanningspartner med system som kan läsa av och behandla även PDF-fakturor.

Förändring är svårt, men det är värt det

Det kan tyckas omvälvande att byta till elektronisk fakturering, men detta är en trend som kommer förr eller senare ändå. Det smartaste du kan göra är att ligga steget före. Elektronisk fakturering ger snabbare betalningar, färre påminnelser och nöjdare kunder. Det är en win-win situation, både för dig och för din kund.

Vi kan hjälpa dig komma igång

Accountor kan föreslå säkra och effektiva system för elektronisk fakturering och fakturahantering. Vi har bred erfarenhet av att hjälpa kunder att byta till nya system och är alltid tillgängliga för frågor. Vi kan också hjälpa dig med en helhetslösning för leverantörsreskontra.

Vill du ha hjälp med elektroniska fakturor i ditt företag?
Kontakta oss »

 

Kontakta oss