2018_08_29
Intressant läsning

Allt du behöver veta om anställningsavtal - Stor guide med mall

Anställningsavtal - Stor guide med gratis mall

Här går vi igenom de vanligaste frågorna om anställningsavtal, så att du kan göra rätt från början. Du är välkommen att vända dig till Accountors HR-specialister om du vill ha hjälp att utforma ett anställningsavtal anpassat för just dina förhållanden. Läs mer om arbetsrättslig rådgivning hos Accountor.

Hur skriver man ett anställningsavtal?

I ett anställningsavtal regleras vad som överenskommits mellan arbetsgivare och arbetstagare. Innehållet kan inte ensidigt ändras av någon av parterna.

Förekomsten av kollektivavtal påverkar vad som behöver vara med i anställningsavtalet. Är arbetsgivaren inte ansluten till kollektivavtal behöver mer regleras i det enskilda anställningsavtalet.

Det är vanligt att vissa förmåner regleras i företagets policys. I anställningsavtalet kan man hänvisa till rådande policys som kan ändras ensidigt av arbetsgivaren. Policys samlas enklast i en personalhandbok som också kan innehålla allt från arbetsmiljö till regler vad gäller övertid och sjukskrivning. Personalhandboken ger trygghet, tydlighet och transparens för både medarbetare och arbetsgivare.

En personalhandbok är extra viktigt för arbetsgivare utan kollektivavtal men även med kollektivavtal är mycket vunnet på att ha en handbok då allt inte ryms i kollektivavtalet, som dessutom kan vara svårtolkat för en ovan läsare.

Vad ska ett anställningsavtal innehålla?

Den skriftliga informationen i ett anställningsavtal ska innehålla:

  • Den anställdes namn, adress och personnummer
  • Företagets namn och adress
  • Tillträdesdag
  • Arbetsplats
  • Anställningsform
  • En kort beskrivning av arbetsuppgifter och tjänstetitel
  • Uppgifter om lön, löneutbetalningsdag, samt andra förmåner
  • Antalet betalda semesterdagar
  • Arbetsdagens längd alternativt veckoarbetstid
  • Uppsägningstid vid tillsvidareanställning
  • Anställningsperiod med datum vid tidsbegränsad anställning
  • Typ av tidsbegränsad anställning
  • Vid provanställning ska det framgå samt längden på denna (max 6 månader)
  • Vilket kollektivavtal som tillämpas eller om inget kollektivavtal finns

Det är bra att veta att arbetsuppgifter/titel kan få betydelse för möjligheterna att omplacera en arbetstagare inom anställningsavtalet. Det styr den s.k. arbetsskyldigheten vilket är särskilt viktigt på tjänstemannasidan.

Vem tecknar och skriver under ett anställningsavtal?

Parterna i anställningsavtalet ska underteckna. Det vill säga arbetstagaren respektive den chef som företräder arbetsgivaren.

När börjar ett anställningsavtal gälla?

Ett anställningsavtal är bindande så snart det undertecknats.

Varför är ett anställningsavtal viktigt?

Det finns egentligen ingen skyldighet för arbetsgivaren att upprätta ett skriftligt anställningsavtal, men inom en månad har den anställde rätt till skriftlig information om villkoren (det gäller dock inte om anställningen är kortare än tre veckor).

Ett anställningsavtal är viktigt på så sätt att reglerar vad som gäller mellan parterna och därför bör både arbetsgivare och arbetstagare ta ställning till om de är nöjda med innehållet innan det undertecknas. Utan kollektivavtal är det som tidigare nämnts viktigt att reglera mer i det enskilda anställningsavtalet.

Banner HR-specialister

Hur länge ska man arkivera och spara ett anställningsavtal?

Enligt bokföringslagen ska löneunderlag sparas i sju år. Detta är det generella och enkla svaret men det regleras annorlunda vid exempelvis viss offentlig verksamhet. GDPR styr också hur länge ett anställningsavtal ska sparas.

Är ett anställningsavtal en offentlig handling?

Alla handlingar som upprättas av en offentlig verksamhet, som ex. en kommun, är enligt utgångspunkten offentlig handling. När en offentlig handling ska lämnas ut ska dock en prövning ske och det kan hända att delar av handlingen då sekretessbeläggs. Detta gäller även anställningsavtal. Avtal som upprättas i privata företag är inte offentliga handlingar.

Vad är skillnaden mellan anställningsavtal, anställningsbevis och arbetsgivarintyg?

Ett anställningsavtal reglerar anställningen och dess villkor (finns kollektivavtal så gäller även villkoren i detta). Ett anställningsbevis är synonymt med anställningsavtal.

Ett arbetsgivarintyg är ett underlag som arbetslöshetskassan begär för att kunna beräkna nivån på ersättningen då en person blivit arbetslös. Det är a-kassan som avgör vilka uppgifter de behöver, arbetsgivaren får en blankett att fylla i ifrån den tidigare anställda/a-kassan.

Är ett muntligt anställningsavtal bindande?

Ett muntligt anställningsavtal är bindande, men det kan bli svårt att bevisa i efterhand att avtal ingåtts.

 

Vad behöver jag tänka på när det gäller…

Förmåner och anställningsavtal?

Om den anställde har en förmån inskrivet i anställningsavtalet, t.ex. tjänstebil, kan arbetsgivaren inte ensidigt besluta att denna förmån ska tas bort. Båda parter behöver vara överens och ett nytt anställningsavtal skrivas. I sista hand får arbetsgivaren säga upp hela anställningsavtalet vilket är en betydligt mer omständlig process.

Anställningsavtal med bonus?

Bonus utgår på en del företag beroende på hur det går för företaget som helhet. De anställda premieras om det går bra för företaget, men får mindre eller ingenting  om det går sämre för bolaget.

Om bonusen finns reglerad i företagets generella policys kan arbetsgivaren fritt ändra nivån och villkoren från år till år. Om bonusen däremot regleras direkt i anställningsavtalet måste arbetsgivaren följa villkoren och kan inte ensidigt ändra dem.

Anställningsavtal med provision?

Provision utgår ofta för exempelvis säljare. Det är då vanligt med en fast och en rörlig lönedel (provision) som utgår från försäljningen. Den kan vara individuell per arbetstagare eller för ett team. Villkoren för provision ska finnas angivna i anställningsavtalet.

Anställningsavtal för företagsledare och chefer?

LAS gäller inte för personer i företagsledande ställning, ex. VD. Det blir därför extra viktigt att reglera allt i anställningsavtalet. Vad gäller chefer i allmänhet är det viktigt att det framgår vilket ansvar och befogenheter som är kopplade till den specifika chefsrollen. Ofta kompletteras anställningsavtalet med rollbeskrivningar som är något mer utförliga samt fördelning av arbetsmiljöuppgifter från överordnad chef.

Anställningsavtal för timanställda?

Timanställning är inte en anställningsform, utan grunden är en anställning på visstid eller vikariat. En timanställning kan vara schemalagd med garanterad tid eller vara en intermittent anställning, vilket innebär att man blir uppringd och får en förfrågan om man kan arbeta och då är fri att svara ja eller nej.

Anställningsavtal för sommarjobb och vikariat?

Sommarjobb är en säsongsanställning som är en tillfällig anställning i likhet med vikariat. Båda dessa anställningsformer har ett tydligt start- och slutdatum och kan i normalfallet inte sägas upp i förtid. I regel finns ingen uppsägningstid. Ibland är uppsägningstid inskrivet i anställningsavtalet eller regleras i kollektivavtalet.  

Anställningsavtal tillsvidareanställning?

Grundregeln är att en anställning gäller tillsvidare - det vi i dagligt tal kallar fast anställning. Om det råder oklarhet gällande anställningsformen gäller en anställning tillsvidare. En tillsvidareanställning får inledas med en prövotid på max sex månader. Om inte arbetsgivaren informerar att provanställningen ska avslutas övergår den automatiskt till en tillsvidareanställning.

Anställningsavtal med eller utan kollektivavtal?

Det individuella anställningsavtalet kompletteras av tillämpligt kollektivavtal. Kollektivavtalet gäller alla anställda inom avtalsområdet (t.ex. ett för tjänstemän och ett för arbetare), inte bara de arbetstagare som är fackligt anslutna. Om arbetsgivaren inte är ansluten till ett kollektivavtal måste en rad villkor som normalt regleras i kollektivavtalet istället finnas med i det enskilda anställningsavtalet.

Om det finns ett kollektivtal på plats ingår normalt årlig lönerevision. Arbetsgivaren har också förbundit sig att teckna en rad försäkringar och pensionsavsättningar (utöver lagstadgade via arbetsgivaravgiften).

ITP1 och ITP2 är kollaktivavtalade försäkringar som parterna förhandlat fram. Arbetsgivaren får förmånligare premier än om kollektivavtal saknas. Det finns motsvarande försäkringar på marknaden för arbetsgivare utan kollektivavtal.

Anställningsavtal och GDPR?

GDPR reglerar register med personuppgifter och anställningsavtal omfattas av GDPR. Det innebär att det inte får lagras längre än nödvändigt och sedan ska förstöras. Dock finns det andra lagar som t.ex. bokföringslagen som kräver att anställningsavtal sparas även sju år efter anställningens upphörande.

Ett anställningsavtal är inte att betrakta som en känslig personuppgift enligt GDPR under förutsättning att det inte innehåller information om facklig tillhörighet. Känsliga personuppgifter ska behandlas extra varsamt och grundregeln är att de inte ska behandlas alls, dock är det ju nödvändigt ibland som ex. vid fackliga förhandlingar samt vid sjukfrånvaro (då läkarintyg krävs från åttonde dagen av sjukperioden).

Vilka är det vanligaste bilagorna och tilläggen till anställningsavtal?

Kollektivavtal är det vanligaste tillägget som styr anställningsvillkoren. Kollektivavtal är ofta omfattande och ibland svåra att tolka varför det är vanligt att företag har en personalhandbok med de viktigaste bestämmelserna som styr anställningen.

Anställningsavtal mall

Mall anställningsavtal

Här kan du ladda ner en färdig mall för anställningsavtal. Vi vill poängtera att det är en grundläggande mall som främst bör användas i kombination med kollektivavtal. Fyll i formuläret nedan så kommer du till nedladdningssidan.

Vi på Accountor hjälper dig gärna att utforma ett avtal som är anpassat för ditt företags situation.
Välkommen att höra av dig till oss »

Anna Bjurström - HR-specialistANNA BJURSTRÖM
HR-specialist, Accountor Stockholm

 


Vidare läsning:
När företaget blir arbetsgivare - Guide för dig som ska anställa för första gången »

Accountor tar inte ansvar för eventuell skada som uppkommit till följd felaktig användning av informationen i denna guide. Speciella förhållanden i din bransch eller avtalssituation kan ställa större krav på innehållet i dina avtal än vad som framgår här.