2016_04_06
Intressant läsning

Semester är härligt men besvärligt

Semester kan upplevas som ett krångligt område inom löneadministration och HR

Lagarna och reglerna kring semester är många och de blir än mer komplicerade av kollektivavtal, personalhandböcker och personliga anställningsavtal. Här går vi igenom de vanligaste frågorna kring semester. Det handlar om sparande av dagar, föräldraledighet i semestertider, semesterersättning, semestertillägg, semesterlön och administration.

Hierarkin som styr semesterreglerna ser ut enligt nedan:

  • Lagen
  • Kollektivavtal – I kollektivavtalet kan man avtala om villkor som innebär en förbättring för arbetstagaren; till exempel är det möjligt att tillåta högre flexibilitet i sparande och uttag av semesterdagar.
  • Personliga anställningsavtal
  • Personalhandbok – Personalhandboken är tänkt att svara på ofta förekommande frågor för att minska onödig administration. Accountors lönekonsulter får ofta frågor om exempelvis hur många dagar förskottssemester personalen har rätt till, eller regler kring intjänande och uttag av semester. Detta skulle enkelt kunna klargöras i en personalhandbok.

Intjänandeperiod - Semesterdagarna kan antingen intjänas enligt grundregeln i semesterlagen, dvs. intjänande år 1 och uttag år 2, alternativt  (i kollektivavtal) med s.k. sammanfallande semester då semesterdagarna intjänas och tas ut år 1.

Intjänandeår/Semesterår enligt lag - betyder att företaget inte har avtalat om annan period för semesterintjänande och uttag än den som står i lagen, dvs. 1/4-31/3. Alla anställda får nya semesterdagar den 1 april om arbetsgivaren har intjänandeår/semesterår enligt lag.

Semesterrätt - Antal semesterdagar en anställd har rätt till per år

Allmän formel för att räkna ut antal intjänade semesterdagar:

Löneadministration, formel för intjänade semesterdagar

Vid skottår divideras med 366.

 

Vanliga frågor:

Hur många semesterdagar får man spara och hur länge? Enligt semesterlagen är det tillåtet att spara alla dagar utöver de 20 som måste tas ut. Semesterdagar får enligt lagen sparas i upp till fem år varpå de ska tas ut i ledighet. Om den anställde inte planerat in semester under det sista halvåret måste arbetsgivaren förlägga ledigheten. I de fall den anställde har 30 dagars semesterrätt och har sparade dagar år 5 går det till såhär: 5 dagar ska tas ut i ledighet och resterande sparade dagar betalas ut i pengar eller flyttas över till år 6 enligt överenskommelse.

Parterna kan förhandla om rätt att spara fler dagar och under längre tid.

Hur räknar man ut vad en semesterdag är värd i pengar? 5,4 % av månadslönen per dag (enligt de flesta kollektivavtal). För personal utan fast månadslön eller varierande tjänstgöringsgrad gäller: upplupen lön under intjänandeåret x 0,12 / semesterrätt. Det kan finnas undantag då avdrag kan behöva göras. 

Hur räknar man ut företagets semesterlöneskuld och vad innebär den? Bör företaget försöka minimera semesterlöneskulden? Semesterlöneskulden är den totala upplupna semesterlönen de anställda tjänat in. Företag med anställda måste bokföra semesterlöneskulden löpande. Semesterlöneskulden ökar för varje ny dag den anställde har tjänat in, och den minskar för varje betald semesterdag den anställde tagit ut.

Vanligtvis ökar lönerna över tid och semesterlön beräknas utifrån aktuell lön. Om företaget låter sina anställda spara semesterdagar för länge byggs skulden på och det blir dyrare när semesterlönen slutligen betalas ut. 

Föräldraledig personal – hur mycket semester har de rätt till? Under föräldraledighet är 120 dagar semesterlönegrundande per barn (180 dagar för ensam vårdnadshavare). Har man rätt till 25 dagars semester tjänar man in 9 semesterdagar under en föräldraledighet enligt formeln ovan (men kollektivtal kan ge andra avrundningar). Avbryts föräldraledigheten för betald eller obetald semester är även detta semesterlönegrundande.

Hur många semesterdagar har arbetstagaren rätt till? Arbetstagaren har rätt till minst 25 dagars semester per år. Semesterdagar är alltid hela dagar. Om arbetstagaren inte tjänat in alla semesterdagar för året på grund av exempelvis sen anställning eller sjukdom har denne ändå rätt att ta ut obetald semester för de dagar som inte tjänats in.

Vid nyanställning efter 31/8 har arbetstagaren endast rätt att ta ut fem dagar.

Har arbetstagaren rätt till sammanhängande sommarsemester? Arbetstagaren har rätt att ta ut 20 sammanhängande semesterdagar under perioden juni-augusti. Undantag som förbättrar villkoren för arbetstagaren kan förhandlas fram i kollektivavtal eller anställningsavtal. Arbetsgivaren bör ta hänsyn till de anställdas önskemål vid semesterplaneringen, så långt det är möjligt utifrån verksamheten, men i slutändan är det arbetsgivaren som bestämmer hur semestern förläggs.

Glada medarbetare firar semesterTydliga regler ger tryggare medarbetare. En personalhandbok kan vara ett bra verktyg.

 

Vad händer om arbetstagaren blir sjuk under semestern? Har denne rätt att sjukanmäla sig och spara semesterdagar? Vid sjukdom under semester gäller samma regler som vid sjukdom under perioder av arbete. Den anställde ska genast sjukanmäla sig till arbetsgivaren, varpå karensdag och sjuklön infaller. Semesterdagarna sparas då och kan tas ut vid annan tidpunkt.

I vissa fall kan arbetsgivaren begära läkarintyg.

Vad menas med förskottsemester? Vissa arbetsgivare väljer att erbjuda förskottssemester till nyanställda. Då kan arbetstagaren ta ut semester utan att ha tjänat in några semesterdagar. Om arbetstagaren slutar inom fem år ska skulden för förskottssemestern betalas tillbaka till arbetsgivaren. Om arbetstagaren sägs upp av arbetsgivaren efterskänks dock skulden.

Vad menas med obetald semester? Ledighet utan ersättning. För att räkna ut löneavdraget vid obetald semester dras 4,6% av månadslönen per dag (om inte kollektivavtal säger annat).  

Vad är semesterlön och hur beräknas den? Ersättning i pengar som betalas ut månaden efter semesteruttaget istället för ordinarie lön. För personal med rörlig ersättning, timlön eller varierande sysselsättningsgrad beräknas semesterlönen till 12% av den lön som tjänades in under semesteråret. För personer med fast månadslön (eller veckolön) beräknas semesterlönen som en ordinarie månadslön (veckolön) plus semestertillägg.

Vad menas med semestertillägg? Semestertillägg är endast aktuellt om arbetstagaren har fast månadslön. Saknas kollektivavtal gäller lagens 0,43%.

För de flesta kollektivavtal är semestertillägget 0,8% av månadslönen, men det kan skilja i vissa avtal. Semestertillägget beräknas som månadslön x tilläggsfaktorn x antal dagar som tagits ut, och ska betalas ut senast månaden efter att semesterdagarna tagits ut (alternativt som en klumpsumma, vanligtvis i början av juni). 

När kan jag ta ut mina sparade semesterdagar? Arbetsgivaren avgör om det går att bevilja semester utan att verksamheten blir lidande. Arbetsgivaren har dock ansvar för att personalen ska kunna ta ut alla sina semesterdagar.

Vad är semesterersättning? De semesterdagar som inte kan tas ut i ledighet ska ersättas i pengar av arbetsgivaren. Att semesterdagar inte kan tas ut kan bero på att dagarna sparats för länge och det inte finns möjlighet att ta ut alla dagar inom avtalad tid för semestersparande. Det kan också vara så att man tjänat in semesterdagar för kommande år men avslutar sin anställning innan de kan tas ut. Vid tidsbestämd anställning som inte ska pågå mer än tre månader är det tillåtet att avtala om att semesterlönen betalas ut som semesterersättning direkt.

Varför dras inte de sparade dagarna först istället för de innevarande? I första hand används kvarvarande intjänade dagar och i andra hand sparade dagar. Anledningen är helt enkelt att det står så i semesterlagen. 

Hur många semesterdagar har jag kvar? Svaret brukar som regel framgå av lönespecifikationen. Tänk på att förändringar i semestersaldo släpar efter med en månad.  Om företaget tillämpar sammanfallande semesterår kan frånvaro påverka rätten till antalet betalda semesterdagar. Semesterdagarna är inte fullt intjänade förrän intjänandeperioden är slut.

Gå vidare till våra HR-tjänster »

Gå vidare till våra HR-tjänster

Externa källor:

Semesterlagen
Tholin & Larsson


Kollektivavtal och andra undantag kan göra reglerna och beräkningar mer komplicerade än ovan. För mer information, se semesterlagen, ditt lokala kollektivavtal eller hör med din HR- eller lönekonsult. Vi reserverar oss för eventuella felskrivningar.

 


Kontakta oss