2016_02_12
Intressant läsning

Att outsourca eller inte - Det är frågan

Allt fler företag väljer att outsourca sin ekonomi och redovisning.

Sedan 2010 har det skett en markant ökning (närmare 400 %) av outsourcing hos större företag på den nordiska marknaden. Sverige ligger i spetsen för denna utveckling. Är det dags för ditt företag att hoppa på outsourcing-tåget? 

I det följande refererar vi studien Insight and trends in the Nordic market om outsourcing och bidrar med våra egna erfarenheter från 25 år i branschen. Vi tittar på outsourcingens för- och nackdelar och bidrar med några tips för en lyckad outsourcing av redovisning och lönehantering.       

Huvudsakliga anledningar att outsourca enligt studien:

Huvudsakliga anledningar att outsourca ekonomifunktionen

Hela 78 % av studiens respondenter uppger att kostnadsbesparingar är den viktigaste orsaken till att outsourca, men samtidigt är det mer en ”hygienfaktor” än huvudkriteriet vid val av leverantör. Det är istället tillgången till bästa rutiner, tekniker, system, personaladministration och en partner för kontinuerliga förbättringar som är avgörande.

Den främsta anledningen till att inte ta steget mot outsourcing var enligt undersökningen brist på erfarenhet i att hantera en outsourcingpartner. Detta minskar chanserna till ett internt godkännande. En mer konkret farhåga hos företagen var den om låg flexibilitet och kvalitet i samband med leverans.

”Vi som jobbar med outsourcing skulle förstås vilja att kunden inte behöver känna att de ska 'hantera' en outsourcingpartner. Faktum är dock att en första-gångs-outsourcing är en stor omställning som kräver att kunden tydligt formulerar sina förväntningar och förankrar beslutet internt. Som leverantör försöker vi minska oron genom att ha ett tydligt erbjudande och en transparent säljprocess. Det är förstås viktigt att inte översälja, utan alltid matcha tjänsterna mot ett faktiskt behov hos kunden. Den stora vinningen för båda parter kommer på längre sikt med ett väl fungerande samarbete.”, kommenterar Karin Back, Head of Client Services på Accountor Stockholm.

Därför väljer många att outsourca till en redovisningsbyrå

Det finns flera anledningar till att titta outsourcing till en redovisningsbyrå, bland dessa känner vi på Accountor igen viljan att sänka kostnader. Utgångsläget är ofta att man upplevt problem med den interna ekonomiavdelningen eller att man ser att saker och ting skulle kunna fungera smidigare. Det kan handla om brister i personal, kompetens, system, rutiner, eller helt enkelt en känsla av att inte ha koll på läget. Vanligt är också att mindre företag inte hinner analysera resultaten och skulle vilja koncentrera sig mer på att göra affärer istället för att ”släcka bränder”. 

Vanliga skäl till att överväga outsourcing

  • Minska sårbarheten, garanterad leverans, uppbackning
  • Säkerställa kvaliteten
  • Säkerställa tillgång till rätt (och uppdaterad) kompetens,
  • Tillgång till moderna system utan investering
  • Minskade och rörliga kostnader, ökar flexibiliteten, kostnadseffektivt, frigöra tid till andra arbetsuppgifter

Läs mer i vår broschyr om outsourcingens fördelar » 

Vad talar emot Outsourcing av redovisning och lönehantering?

När vi pratar med företagsledare om outsourcing är det några punkter som ofta upplevs som oroande. Nedan är de vanligaste invändningarna kompletterade med vår respons.  

Förlorad kontroll

Outsourcing kan upplevas som att man släpper ifrån sig kontrollen och möjligheten till insyn. Kanske har man gjort på ett visst sätt i många år och undrar vad som händer när någon annan ska ta över.  

När ett outsourcingsamarbete påbörjas är det viktigt att båda parter är tydliga med vilket upplägg som föredras. I ett SLA (Service Level Agreement) kommer båda partnerna överens om ansvarsfördelning och särskilda behov i leveransen. Även om kundens ekonomihantering ska anpassas till leverantörens utarbetade arbetssätt och flöden, så har man förstås möjlighet att avtala om anpassade rutiner som anses viktiga. Exempel på dessa är till exempel att alla betalningar ska godkännas av någon på kundföretaget, företagsanpassade rapporter, hur ofta och hur man vill bli kontaktad, avskrivningsförfaranden, utbetalningsdatum för lön, deadlines och hålltider eller behörigheter i olika system. När det gäller de dagliga uppdateringarna är det bara att logga in i online-systemet och följa redovisningen översiktligt eller på detaljnivå.

Det tar längre tid att få ut information när man behöver den

Det kan kännas bra att kunna gå till den interna ekonomiavdelningen för att få snabba svar på frågor och få ut rapporter.

Moderna redovisningsbyråer har lösningar där er redovisning är kopplat direkt mot banken. Detta möjliggör näst intill realtidsuppdaterad data. Vid behov av snabb inblick i redovisningen och att få ut rapporter utan dröjsmål bör ni höra med leverantören vilket systemstöd som finns. Det ska vara självklart att på egen hand kunna ta ut rapporter med några enkla knapptryck. Med outsourcing har ni tillgång till expertkompetens via telefon eller mail när ni behöver det. 

Säkerhetsproblem

Den interna ekonomiavdelningen hanterar känslig information och att överlämna denna till personer utanför det egna företaget kan kännas osäkert; särskilt när informationen delas via internet.

Säkerhetsarbetet ska vara en av outsourcingbolagets högsta prioriteringar. Det ska finnas tydliga rutiner för säker lagring av digitala och fysiska bokföringshandlingar och återläsning/återsökning ska vara möjlig upp till 10 år bakåt i tiden. All känslig digital information som skickas mellan outsourcingleverantören och kunden skall vara krypterad och inte skickas via email. Leverantören ska givetvis också ha ett avtal om tystnadsplikt för alla sina anställda.

Förutsatt att alla dessa bitar finns på plats är outsourcing fördelaktigt ur säkerhetssynpunkt. Genom att låta en oberoende part administrera ekonomisystemen och logga allt som händer försvåras även bedrägligt beteende internt. Det kan handla om personer som försöker förskingra pengar eller göra tvivelaktiga privata inköp, men också något så enkelt som att dölja sina egna eller kollegors tidigare bokföringsmisstag.

Kvaliteten blir lidande

Leveranskvalitet är en av de aspekter som oroar många. Det finns en föreställning om att outsourcingbolag går för långt i sina försök att effektivisera, med försämrad kvalitet som följd.

Outsourcingbolag är vinstdrivande företag och måste göra arbetet så effektivt att de kan sänka kostnaderna för kunden och samtidigt behålla en del av överskottet själva. Men om outsourcingbolaget ska överleva på längre sikt kan det inte göras genom sänkt kvalitet. Istället handlar det om att utnyttja stordriftsfördelar, de bästa systemen och senaste teknikerna, samlad kunskap och erfarenhet från många olika kundföretag och branscher.

Ekonomitjänster är dyrt

När man överväger att outsourca får man en prislapp på redovisningen och lönehanteringen som kan upplevas som dyr.

Det många företag inte tänker på när de uppskattar sina interna kostnader är all tid som går åt i den egna hanteringen. Kostnaderna innefattar direkta löner för de som arbetar med ekonomi på företaget, men också indirekta kostnader för tidssvinn som följer av icke-effektiva rutiner och systemlösningar. För att tjäna på outsourcing måste personalstyrkan kunna minskas (rationalisering), eller den tid som frigörs användas på ett sådant sätt att mervärdet som skapas överstiger kostnaden.

Outsourcing vs inhouse redovisning och lön

Funderar ditt företag på att outsourca redovisning och löneadministration? Några tips.

Gediget förarbete ger en bra start

När beslutet väl är fattat vill de flesta företag snabbt komma igång med leveransen. Samtidigt framgick av studien att en väl genomförd uppstart är avgörande för det fortsatta samarbetet. På Accountor lägger vi stor vikt vid att få till en smidig uppstart. Det kräver en aktiv dialog och samarbete mellan parterna, noggrann behovsanalys, samt en klar målbild för hur redovisning och lönehantering ska fungera i förlängningen, säger Satu Svensson, auktoriserad redovisningskonsult på Accountor).

Här är några exempel på ämnen som diskuteras inför uppstart:

  • Hur ser redovisningen ut idag och hur vill ni att den ska se ut? Hur mycket vill ni sköta själva?
  • Några speciella funktioner ni efterfrågar?
  • Hur stäms bokföringen av mot undersystem, bankkonton etc.?
  • Vilka undersystem har ni? Vilka data kan vi få ut och i viket format? Vem tar ut data och hur ofta?
  • Någon speciell del av administrationen ni vill behålla och utveckla/förbättra internt?

Enligt den aktuella undersökningen är det just uppstarten som företagsledare med facit på hand önskar att de gjort annorlunda. Hela 73 % av respondenterna med erfarenhet av outsourcing, anser att de underskattade det engagemang som behövdes för att få en bra start på outsourcingprojektet.

Genom att ni som kund noga formulerar er nuvarande situation, era förväntningar, behov, krav och frågeställningar, samt förbereder alla dokument kan ni komma igång snabbare och få en effektiv outsourcinglösning. Detta minimerar risken för otrevliga överraskningar längre fram i samarbetet. I slutändan är det förstås leverantören som ska vara drivande i implementationen och ställa relevanta kontrollfrågor, men en mer engagerad kund ger en bättre uppstart.

Långsiktighet är nyckeln till stora kostnadsbesparingar

För att kunna skörda de riktigt stora kostnadsbesparingarna bör outsourcingen ses som ett långsiktigt samarbete. Därmed har ni och er outsourcingpartner möjlighet att utveckla gemensamma rutiner och arbetssätt.

Prova er fram för att hitta rätt omfattning

Undersökningen visar också att en stor del av bolagen som outsourcat väljer att ta tillbaka delar av hanteringen efter en tid. Outsourcing är inte ett antingen-eller-beslut; det är ett pågående arbete för att hitta den bästa balansen mellan resurser och kompetenser hos outsourcingpartnern respektive det egna företaget. Utvärdera samarbetet kontinuerligt och hitta den effektivaste fördelningen för ert företag.

Rätt förväntningar

Det kommer bli fel ibland. Så… nu har vi sagt det. Vilken leverantör ni än väljer så sköter människor en del av processen och människor gör ibland fel. Det viktiga är att det finns en systematisk uppföljning av felen och att leverantören har en plan för att rätta till och minimera dem. Förutom att i grunden ha en kvalitetssäkrad process genom rutiner och kontroller arbetar vi på Accountor med uppföljning och avvikelserapportering. När fel upptäcks analyseras orsaken till det inträffade och vi identifierar på vilket sätt vi kan agera för att det inte ska hända igen, genom kompetensutveckling, justering av processer, förändring i något system etc. Sen är den löpande kunddialogen (och även den periodvisa uppföljningen genom kundnöjdhetsundersökningar), oerhört viktig för att följa leveransen och säkerställa att vi som partner möter kundens förväntningar

När det gäller elektronisk fakturahantering och skanning kan förväntningarna emellanåt vara för högt ställda. Det finns ingen svensk standard för hur en pappersfaktura ska se ut och en skanner som letar efter nyckelord blir ibland lurad av förkortningar och annorlunda ordval. Stora färgade fält på fakturan och låg kontrast kan också ställa till det. Problemen är vanligast vid stora mängder inköp från småföretag eller utländska leverantörer. Felprocenten bör inte vara högre än några tiondelars procent. Vi har av någon anledning högre acceptans för mänskliga fel än för maskinella dito, varför vissa företag väljer manuell hantering av sina fakturor. I slutändan är dock automatisk fakturaskanning - trots felen - det effektivaste alternativet.

 


Har du fler frågor kring outsourcing eller är du i behov av kvalitetsstarka ekonomitjänster är du välkommen att höra av dig till oss på Accountor

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Vi bevakar lagändringar och nya rön inom ekonomi, redovisning, lön och HR, samt skriver guider och artiklar inom vårt intresseområde. Du kan förvänta dig ungefär 6-10 utskick per år, och det är helt gratis. Vi delar inte din kontaktinfo till tredje part. Välkommen!


Välj din befattning
Anmäl dig till vår maillista Kontakta oss