8 bästa HR-tipsen för chefer vid förändringar

Företagande innebär anpassningar till både yttre och inre förändringar. För egenföretagaren är det kanske ingen big deal, men med ökat antal anställda blir det allt viktigare att vara noggrann i sitt förändringsarbete. I denna artikel ger vi dig HR-tips från vår expert att ta med dig som chef när du ska informera dina medarbetare om en större förändring eller ta upp något svårt eller känsloladdat.

1. Din egen inställning till förändringen

Det kanske viktigaste av allt är att du som chef har förstått varför förändringen genomförs. Bolaget har fattat ett beslut som baseras på affärsmässiga resonemang, och där måste du som chef kunna skilja på roll och person. I din roll ingår att ibland leverera negativa besked till individer, och du genomför dessa i egenskap av chef. Du som person kan ha andra tankar kring det fattade beslutet, men det är viktigt att den typen av resonemang inte kommer fram i din dialog med medarbetaren.

2. Avsätt tillräckligt med tid

Det är viktigt att du som chef både har tillräckligt med tid att förbereda dig, och även att du avsätter tillräckligt med tid när du ska hålla samtalet. Första samtalet som innebär att ge besked om en förändring brukar vanligtvis vara relativt kort, max 30 min.

3. Tempo - lämna besked snabbt

När en organisation eller en grupp fått besked om att en förändring kommer att genomföras, är det viktigt att individuella besked och samtal hålls så snabbt som möjligt i anslutning till ett gruppmöte eller dylikt. Energin går ofta ner och många börjar genast spekulera kring detaljer som ännu inte är kända. Dra därför inte ut på tiden till när det individuella mötet kommer att ske.

4. Samtalet

Försök att gå rakt på sak, linda inte in informationen till den berörde. Om du har fått (eller själv skapat) ett ”samtalsmanus”, försök att hålla dig till det, naturligtvis i den mån det fungerar. Kom ihåg att känslosamma, inlindande och tröstande ord i just den här situationen kan få motsatt effekt. Självfallet skall du visa empati, men var försiktig med vad du säger.

5. Känslor

Ta hänsyn till och var beredd på olika känsloreaktioner. Alla människor reagerar olika vid den här typen av besked om förändring, och det är viktigt att du som chef är förberedd på detta. Det är viktigt att du lyssnar aktivt och självfallet ger ett varmt intryck.

Vanliga känslor som kan uppkomma är sorg, ledsamhet, ilska, chock, aggressivitet, men också uttryck som tystnad, apati och likgiltighet.

Oavsett vilka känslor som uttrycks, är det viktigt att du som chef är förberedd och inte visar dig obekväm med detta. Du behöver inte trösta och agera terapeut, men du ska visa medkänsla och orka lyssna, även om du har flera samtal under en dag.

6. Avslut - summering

När du har lämnat beskedet så är det viktigt att du gör ett bra avslut. Repetera det ni kommit överens om, och glöm inte att anteckna om det är så att du lovat något under mötet. Oväntade besked kan ofta vara svåra att ta till sig och det är inte ovanligt att medarbetare kommer ut från möten och har svårt att komma ihåg vad som sagts. Du bör därför repetera och stämma av att medarbetaren uppfattat vad som sagts.

7. Tillgänglighet

Det är viktigt att chefer är tillgängliga, i synnerhet vid större förändringar. Du som chef måste vara beredd på att många vill prata, ställa frågor och att du behöver se till att det finns luft i din kalender så att ledarskapet upplevs som ”tillgängligt”.

8. Olika faser vid förändring

När man ställs inför en förändring reagerar alla människor olika. Samma individ kan också reagera olika på samma typ av förändring beroende på omständigheter vid tillfället för förändringen. Oavsett karaktär av förändring, brukar beteendemönstret vara detsamma. Det kan vara till hjälp för dig som chef, att känna till de olika faserna.

En person som genomgår en förändring går ofta igenom alla dessa faser, dock med olika tempo. Beroende på karaktär av förändring kan vissa stadier ta olika lång tid, där förändringsprocessen kan ta allt ifrån några sekunder till år. När man som chef skall genomföra en förändring behöver man ha kunskap och insikt om att dessa faser finns, och vad konsekvensen kan bli om man som chef/medarbetare hamnar i ”otakt”.